Getting Things Done + 番茄鐘時間管理
開始工作以後，為了提高工作效率探索了幾個不同的工作方法，最近一兩年開始慢慢的收斂到用番茄鐘與 Getting Things Done (後面都稱 GTD) 混用這兩種時間管理方法，運作了一陣子看起來沒什麼問題，可以寫篇文章來介紹了。
不過我並沒有很嚴格的遵守番茄鐘跟 GTD 裡面的所有方法，大多都是試過之後擷取了比較適合自己工作的方法。在開始前先來簡介這兩個時間管理的方法。
然後我覺得自己效率沒有特別高，所以才需要一些流程方法來管理自己，如果你工作已經很高效了，其實也不需要它們。
Getting Things Done (GTD)
GTD 是一種管理工作事項的方法與流程，他的理論是假如說你有些事情要作，沒記起來的時候他會經常從腦袋裡冒出來「啊我什麼事情還沒作」這個出發點來設計一個如何處理你所有工作的流程，發明者認為把所有的待辦事項都記錄到一個可以信任的系統當中後，就可以放心的把腦袋的空間空出來，接著依序處理這些工作。因為是一個方法與流程，要用什麼工具來實踐都可以，有些人用筆記本、試算表或是 Todo 軟體也行。
GTD 分成幾個步驟。
蒐集 (Collect)：找個時間坐下來，好好把你腦袋裡所有的工作全部都記錄到一個地方（筆記本、todo 軟體、試算表都可以），不管是下午要作的事情、繳電費、跟同事的討論、長期計畫或人生目標都可以，而且不管是工作還是生活，所有工作事項都要記錄下來。
處理 (Process)：分類並且排程工作的執行時間，另外如果有兩分鐘內的工作，馬上就做，或是有可以交給給別人的工作也可以委任給他。
作 (Do)：這應該沒什麼好說的，就是照著你的工作列表開始工作。另外如果你突然接收到一個工作的時候，記得要立即把他記錄下來，稍候就可以再處理它。
回顧 (Review)：每一週或一個固定時間後重新進行蒐集以及處理，確認你的工作清單還是 up-to-date，如果有任何需要更新或是加入新工作都在回顧裡面完成。
如果你對 GTD 有興趣，可以看一下它的維基百科頁面 或是看看下面的影片。這是一套完整支援 GTD 的軟體 OmniFocus 的公司製作的影片，雖然是結合著 OmniFocus 軟體介紹，不過這影片確實把 GTD 介紹的很清楚。
番茄鐘 (Pomodoro Technique)
相對於 GTD，番茄鐘是一個比較短期的時間管理方式。一般來說工程師在作某個工作的時候會一直做下去，疲憊的時候就會上上網跟同事聊聊天等，有時候常常就會因為太厭世就看了太多 Facebook，或是工作時間太長導致精神無法集中。
番茄鐘則是制定出一個固定的工作週期，讓人適應這樣的工作節奏後來讓工作時可以更專心，另外也可以衡量自己的工作效率。一般來說一個番茄鐘的工作週期是 25 分鐘，接著 5 分鐘的休息時間。每作四個工作週期後就接著一個長休息 15 -30 分鐘。而在這 25 分鐘的時間則盡量讓自己不去上網或是中斷工作等，另外每 25 分鐘都紀錄一次這一個工作週期的工作狀況。
我自己試用的感覺確實是可以提高工作效率，同時還是可以 5 分鐘去上個廁所或是上上 Facebook。而且每天結束後都可以看一下自己的工作紀錄知道自己做了幾個番茄鐘。
不過辦公室工作經常會有中斷，有時候也不見得可以這麼準確就是了，我通常在頻繁討論的時候不會用番茄鐘，但獨立工作時就會用。更詳細的番茄鐘內容可以看這個影片。
我的實踐方法
前面有提過我並沒有完全遵守 GTD 與番茄鐘，使用上我都有稍微調整一下來適應自己的工作模式。在使用過很多軟體之後，我挑了 Todoist 與 Be Focused 來實踐我的工作流程。Todoist 很重要，至於番茄鐘我是覺得只要找套合用的就好了，不必然要用 Be Focused。
另外我的實踐方法因為會用到評論功能，所以會需要 Todoist 付費版才會有這功能。這不是業配，但是 todoist 公司的人如果看到這篇文章不如贊助一些半年份的 todoist 來給讀者們，科科。
我自己處理工作的流程也分成幾段：蒐集、處理（分類與排程）、每日工作、回顧，基本上跟 GTD 一樣，不一樣的地方只有把工作的部分改用番茄鐘管理。
蒐集
首先根據 GTD 的方式，所有事情從收件箱 (inbox) 開始。第一次開始時我會把我所有的工作事項全部都輸入到收件箱，家裡的事情、工作、人生目標等等。
一般來說都會放在收件箱裡面，不過有些我已經確定在什麼分類的就會直接在那個分類裡新增工作事項，比如說一些遠程目標就可以直接放到特定的分類裡面。
另外如果突然知道有什麼工作事項時，比如說跟同事討論後有新的工作事項之後要作，可以利用 Todoist 的鍵盤熱鍵 ctrl + cmd + A 來新增工作事項。這個功能非常方便，只要有打開 todoist 就可以在任何地方使用。
在任何地方按下 ctrl + cmd + A 都可以呼叫出這個快速輸入視窗，同時他可以辨認日期「今天」
我的手機上也有安裝 todoist 捷徑是可以立即新增工作，重點是要讓你隨處都可以把工作事項放入 todoist 才不會忘記，盡量把所有工作事項全部都紀錄進去 todoist。
處理（分類與排程）
這個階段就是把原本放在收件箱的事項分門別類還有安排時間。第一次的時候可以先開一些類別。這些類別是我按照自己慣用的方式安排，沒什麼特別的邏輯，我也經常重新安排類別。但是公司的工作一定會開成一個類別，如果在進辦公室後我通常只會看這個類別的工作。
開完類別之後就會打開收件箱，把在裡面的工作分到對應的類別去，如果有需要標示完成日期的這個時候有可以標示。
我的分類如下可以讓大家參考一下，不過怎麼安排還是看個人習慣。
每日工作
我所有事情都放在 todoist 管理，不過公司的待辦事項有比較不一樣的處理方式，除了把待辦事項紀錄在 todoist 以外，我還會用番茄鐘作時間管理。
每天到辦公室後我會打開 todoist 的工作分類，先把今天要做的工作先標示上「今天」，有時候會有昨天沒有做完的工作，如果要今天處理也都標示成今天。接下來回到「今天」的分類就會只顯示今天該做的事情，其他的都會隱藏起來。
正好寫文章的時候是假日，所以都是私人的事情
這個時候就輪到 be focused (或任何一套番茄鐘工具) 上場了，接下來我會按下番茄鐘開始工作。
順道一提 Be focused 的結束鈴聲頗嚇人，可以在設定裡面改成 “Meow” 音效比較療癒
當 25 分鐘結束後，打開 Todoist 在這段時間進行的工作項目寫個更新訊息，通常開頭會是 🍅，後面接這 25 分鐘我做了什麼事情，基本上都是一句話，如果你是用 Mac 內建的輸入法，可以鍵入「番茄」然後選字，裡面就會出現 🍅 這個圖示。
紀錄完畢後就會再利用番茄鐘軟體進行 5 分鐘的休息，這時我會去廁所或是上一下 Facebook，接著再進行 25 分鐘的工作。這跟一般番茄鐘都一樣，但有個不同之處是我不會進行長時間 15–30 分鐘的休息，因為有午餐時間所以就不需要這個休息了。
通常隔天 stand-up meeting 的時候我就會打開 todoist 的活動日誌，看一下番茄鐘紀錄來回想一下昨天做了什麼事情。
回顧
回顧是我現在需要加強的地方，我自己是希望約一週可以重新檢視一次所有的待辦事項，更新一下狀況與要完成的時間。不過目前沒做的很好，通常都是不定期的重新整理待辦事項。
其他技巧
Todoist 還有一些滿有用的熱鍵跟技巧，比如說你可以按下 “s” 把待辦事項針對日期排序，這樣今天要處理的事情就排到最前面來了。
還有一個很有用的就是輸入井字號後可以直接加入特定分類，日期可以辨識今天、明天、周一、星期一、下周一等，完整清單可以看這邊。
結論
GTD 跟番茄鐘我經過了好長一段時間的試用與調整使用方法，到自己比較上手也是好幾個月後了，更別提這幾年間都斷斷續續的使用 GTD。如果你也覺得自己的工作效率需要改善，可以探索一些不同的工作方式，試著作些調整來融入自己的工作模式。不管是 GTD 跟番茄鐘都是值得嘗試的工作管理方法，如果還沒試過絕對要嘗試看看。
另外如果對番茄鐘有興趣也可以閱讀柏強的文章《番茄工作法》，他的實踐方法比我要完整得多。